Umgang mit Betroffenenanfragen: Ein Leitfaden für Unternehmen

Ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzes ist der korrekte Umgang mit Anfragen betroffener Personen. Diese sogenannten Betroffenenanfragen können verschiedene Anliegen umfassen und unterliegen bestimmten Fristen und Verfahren, die es zu beachten gilt. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Unternehmen diese Anfragen effektiv und gesetzeskonform bearbeiten können.

Was sind Betroffenenanfragen?

Betroffenenanfragen sind spezifische Anfragen von Personen, deren personenbezogene Daten von einem Unternehmen verarbeitet werden. Diese Anfragen beruhen auf den Rechten, die durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt werden, um den Schutz und die Kontrolle über persönliche Daten zu stärken. Häufige Anliegen betroffener Personen sind:

• Auskunftsrecht: Betroffene haben das Recht, zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über sie gespeichert sind, zu welchem Zweck diese Daten verarbeitet werden und an wen diese Daten weitergegeben wurden. Dieses Recht umfasst auch Informationen über die Herkunft der Daten und die Dauer der Datenspeicherung.
• Recht auf Datenkopie: Dieses Recht ermöglicht betroffenen Personen, eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, die von einem Unternehmen verarbeitet werden. Ziel dieses Rechts ist es, den betroffenen Personen die Kontrolle über ihre Daten zu geben und Transparenz hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu schaffen.
• Recht auf Berichtigung: Betroffene haben das Recht, die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen. Dies stellt sicher, dass alle gespeicherten Daten korrekt und aktuell sind.
• Recht auf Löschung (auch „Recht auf Vergessenwerden“): Unter bestimmten Voraussetzungen können betroffene Personen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr benötigt werden, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerruft oder wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Personen können verlangen, dass die Verarbeitung ihrer Daten eingeschränkt wird, insbesondere wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person aber keine Löschung wünscht.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Dieses Recht ermöglicht es betroffenen Personen, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen. Dies erleichtert den Wechsel zwischen verschiedenen Dienstleistern.
• Widerspruchsrecht: Betroffene können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen des Verantwortlichen beruht oder für Zwecke der Direktwerbung erfolgt. Im Falle eines Widerspruchs darf der Verantwortliche die Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung.

Fristen zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen

Die DSGVO legt fest, dass Betroffenenanfragen unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage beantwortet werden müssen. Diese Frist kann um zwei weitere Monate verlängert werden, wenn dies aufgrund der Komplexität und der Anzahl der Anfragen notwendig ist. In einem solchen Fall muss die betroffene Person innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und die Gründe dafür informiert werden.

Schritte zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen

Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend, um Betroffenenanfragen effizient und gesetzeskonform zu bearbeiten. Die wichtigsten Schritte sind:

• Erhalt der Anfrage bestätigen: Sobald eine Anfrage eingeht, sollte der Empfang schriftlich bestätigt werden. Dies gibt der betroffenen Person die Sicherheit, dass ihre Anfrage registriert und bearbeitet wird.
• Identität der betroffenen Person überprüfen: Um sicherzustellen, dass keine unberechtigte Person Zugang zu den personenbezogenen Daten erhält, muss die Identität der anfragenden Person überprüft werden. Dies kann durch die Anforderung zusätzlicher Informationen oder Dokumente geschehen, die die Identität bestätigen.
• Anfrage prüfen und bearbeiten: Die Anfrage sollte gründlich geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt und vollständig sind. Dabei müssen die spezifischen Rechte, auf die sich die Anfrage bezieht, berücksichtigt werden.
• Antwort fristgerecht versenden: Die Antwort auf die Anfrage muss innerhalb der gesetzlichen Frist versendet werden. Falls eine Verlängerung der Frist notwendig ist, muss dies rechtzeitig kommuniziert und begründet werden.
• Dokumentation: Jede Anfrage und die entsprechenden Maßnahmen sollten dokumentiert werden. Dies dient der internen Nachverfolgung und kann bei Audits und Prüfungen durch Datenschutzbehörden von Bedeutung sein. Eine umfassende Dokumentation hilft auch, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.

Herausforderungen und bewährte Praktiken

Der Umgang mit Betroffenenanfragen kann komplex und ressourcenintensiv sein. Hier sind einige bewährte Praktiken, um die Effizienz zu steigern und Herausforderungen zu bewältigen:

• Komplexität und Ressourcen: Besonders bei großen Datenmengen oder komplexen Verarbeitungsvorgängen kann die Bearbeitung von Anfragen aufwendig sein. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten sollten definiert werden, und es ist wichtig, Mitarbeitende regelmäßig zu schulen.
• Transparenz und Kommunikation: Offene und transparente Kommunikation mit den betroffenen Personen ist entscheidend. Dies hilft, Vertrauen aufzubauen und mögliche Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden. Regelmäßige Updates über den Status der Anfrage können ebenfalls hilfreich sein.
• Technologische Unterstützung: Der Einsatz von Datenschutzmanagement-Tools kann die Bearbeitung von Betroffenenanfragen erheblich erleichtern. Solche Tools können dabei helfen, Anfragen zu verfolgen, Fristen einzuhalten und die erforderliche Dokumentation zu gewährleisten.

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Fazit

Der Umgang mit Betroffenenanfragen ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzmanagements. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und die sorgfältige Bearbeitung der verschiedenen Anliegen können Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch das Vertrauen der Kundschaft und Partner stärken. Außerdem wird die Effizienz gesteigert, was nicht nur zur Compliance beiträgt, sondern auch zur langfristigen Kundenbindung und zum positiven Image.

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